どうも。SES歴20年のうりだです。
SESの皆さん、日々の業務を作業マニュアルをベースに作業していませんか?
それでミスがなければいいのですが、万が一ミスが発覚した場合、オペレーションしたあなたの責任を免れません。
また、やったかやらなかったかのエビデンスとして、マニュアルでは不十分です。
今回は、業務上のミスを極力なくすのはもちろん、効率化する方法をご紹介します!
【SES必見!】作業マニュアルを超効率化する方法とは?!
マニュアルは、本みたく詳細が書かれています。なので、マニュアルをそのまま作業に持ち込むのって、実は不便だったりします。
それは、実際の作業にはいらない情報が入っているからです。
また、メンテするのも億劫だったりするため、メンテがなおざりにされがちです。なおざりにした結果、風化したマニュアルによって属人化してします。
チェックシートに落とし込もう!
作業用には、作業チェックシートに落とし込みましょう!
落とし込みは、マニュアル作成よりはるかにラクです!(｀・ω・´)σ
というのも、やることは、各工程をExcelの1セルに書き込んでいくだけなのですから。画像の貼り付けなんて不要です。付いているチェックシートもありますが、情報を付加するほど使いづらくなりますので、注意が必要です。
作業者が思い出せるレベル
最初はマニュアルなしにはやり方が分かりません。しかし、回数を重ねるごとに、やり方を習熟してきます。
ミスは、慣れてきたころにやってきます。一番多いミスが、「手順の失念」です!
マニュアルではページ数がかさむため、どこまでやったかを失念することがあります。
「もうマニュアル見なくてもできるし…(;´▽｀)」
マニュアルほどの記載はいらないが、ちょっと思い出せるドキュメントが必要です。それがチェックシートの役割なのです。
エビデンスの確保
もちろん項目シートでも構いません。しかしチェックシートには、作業のしやすさとは別のメリットがあります。
それは、チェックシートにすることで、工程をもれなく作業したエビデンスになることです!w(゜o゜)w
「おっかしーなぁ。ちゃんとやったはずなんだけどな～(´Д｀)」
小規模なシステムオペレーションでは、工程実施の是非を「あいまいな記憶」に頼りがちです。
チェックシートでは、工程に”済”などのチェックを入れておくことで、作業漏れをほぼ防止することができます。
チェックシートを使っているにも関わらず、不具合が起きたとしたら、その原因はチェックシートに記載された可変項目（値がオペレーションの時期によって変わる）の指定が誤っていた→上流工程のミスがほとんどです。
オペレータが作業指示者に対して”ドヤれる”としたら、それはチェックシートの効果です。
チェックシートの作り方
チェックシートの形態は、画像で紹介した通りです。
では、どのような項目が必要か、前記の画像に合わせて説明します。
タイトル
このチェックシートが何の作業で使われるのか、一目でわかるタイトルにします。
ExcelのA1セルは、この目的以外で使わないと言っても、過言ではありません!（例外多数のため過言）
「ファイル名で管理するから不要」と考える方もいらっしゃいますが、ファイルを開いた時点で分からなくなるので、あった方がいいでしょう。
項番(No.)
上から順につけるだけで、簡単です。
「上からなぞってるだけだから、いらねんじゃね?!(゜Д゜)」
いやいや、そう結論付けるのは早計です。
これは、あとで出てくる「作業内容」において、「No.〇で作成したファイル」のように記載する上で必要になります。
作業内容
作業内容を、どれだけ簡潔にまとめられるかが重要です。なのでここには、あくまで作業に必要な情報だけを記入します。
言ってしまえば、日本語として成立しているかより、情報が一目でわかる方が、より効果的なのです。まるで、私のブログ記事のようですね!
先述した「No.〇」を使うことで、文字数が削れることが効いてきます。
チェック
サンプルではセルのままなので、”済”としました。でもここは、センスがあった方が楽しいかもしれません。
チェックボックスを埋め込むことで、キーボードで入力する手間（マウス⇔キーボード）が省けます。
前任者がいなくてもいい業務を目指そう!
SESの主要業務として、「業務の引継ぎ」があります。
あなたに引き継がれる業務は、前任者の説明なしに、ドキュメントを見ただけで完璧にこなせるようになっているでしょうか?
本来はそれがあるべき姿なのですが、実際にそうなっている現場はほぼ皆無でしょう。
前任者のこだわり
自身が業務に参画した時点で、すでに”前任者“がいなくなっている、ということは少ないかもしれません。
中にはこだわりのすごい”前任者”の圧迫、ひどい場合はパワハラまがいの仕打ちまであるかもしれません。（幸い、私は前任者の仕打ちはなく、加害者側しか経験がありませんでした ←コラッ!!）
【属人化】してしまった業務は、【ドキュメントベース】のあるべき姿に改善していきましょう!
大した業務じゃない
実は、SESが引継ぐのは、おしなべて大した業務ではありません。
しかし”前任者”にとっては、その業務が彼の全てであり、業務期間中の人生そのものです。
人間は誰しも、少なからず尊厳をもって生きています。残念ながら、その尊厳は他所では通用しません。
“前任者”は、自分の人生とも言えたその業務を誇張します。「私にしか無かった業務スキルを、あなたに継承するんですから、その覚悟を持ってください!」、という具合に。
そんな”小人”の考えに縛られるなんて、もったいないでしょう。”前任者”のレベルを踏襲すれば、あなたも”小人”の枠で人生を終える可能性すらあります。
ドキュメントを作ったもの勝ち!
属人化された業務においては、ドキュメントがおろそかです。
“前任者”から引き継ぐあなたが、「業務のパイオニア」であることを錯覚意識して、ドキュメントを整備してしまうのです。
「もうドキュメント完璧にしといたんで。これで私、いつ辞めても大丈夫なんだ!ヽ(´▽｀)/」
SESは、ひとところにいても、全くいいことはありません。
私はSESとして、17年間も同業務に携わっていました。おかげで身に付けられたスキルは、駅前の回胴機で７を揃えられるなっただけでした(´Д｀)
同業SESをだらだら続けるようになったプロセスと結果は、拙著「実録!半生をムダにしたIT社員の回顧録」にまとめています。興味のある方は、リンクをクリックしてみてください。
家族がいれば、仕事だけではないので、同業務のSESも（安定の意味で）いいかもしれません。しかし、私のように齢40になって独身では、精神的な不安定はぬぐえなくなります。
前任者の呪縛に縛られず、ドキュメント整備により属人化を払拭し、どんどん次のステージを目指すべきです！
まとめ
無知な作業者の視点があることで、作業してみて不足している点が見えてきます。
(その業務に限っては)圧倒的なスキルをもった前任者では気づかない視点を、チェックシートだけでなく、ドキュメントにどんどん落とし込んでいきましょう!
今回は、
- 作業マニュアルを効率化する方法→チェックシートで、各作業の記述を簡略化!
- 前任者の価値観に縛られない方法→前任者のスキル以上のドキュメントを!
について、書いてみました。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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